Au vu du contexte actuel et des mesures annoncées par notre gouvernement, les événements présentiels sont pour l’instant impossibles à réaliser … Néanmoins, le maintien des liens et de la culture d’entreprise restent essentiels. Tout le secteur se mobilise pour rassurer, redonner confiance à ses clients et s’adapte en proposant des formats d’événements différents et répondant à la problématique actuelle : se retrouver. En effet, les formats digitaux et hybrides sont en plein essor. Certains acteurs du secteur grincent des dents car pour beaucoup l’événementiel rimera toujours avec présentiel. Voici donc 3 (très) bonnes raisons d’organiser un événement digital, cela reste notre avis !

Ce n’est plus un secret : les contraintes actuelles de distanciation sociale ont grandement participé à l’accélération de la digitalisation dans le monde de l’événementiel. Digitalisation, qui, par ailleurs, avait déjà émergé dans le secteur depuis une dizaine d’années. La digitalisation des événements n’est donc pas qu’un produit de crise. 

Même si cet essor nous a permis de rebondir sur la crise que nous traversons, un événement digital ne remplacera jamais totalement un événement en présentiel. En revanche, il contribue à resserrer les liens, ressouder les équipes et garder le contact. En cette période de crise, il est vital pour les entreprises de communiquer avec leurs collaborateurs.

1. L’accessibilité

Gain de temps : de manière générale, l’organisation d’un événement prend du temps. Un événement digital nécessite moins de prestataires, peu de déplacements pour l’organisation. Le digital permet également de travailler sur des timings plus serrés en amont de l’événement.

💸 Gain économique : l’organisation d’un événement digital ne nécessite pas de location d’espace, de frais de transport, d’hébergements.

♻️ Gain environnemental : le digital a le mérite de limiter les déplacements des collaborateurs et/ou des visiteurs. Il permet donc à l’entreprise organisatrice de réduire son empreinte carbone et de s’intégrer dans une démarche RSE. Finalement, les événements digitaux contribuent à une approche plus “green” de l’événementiel.

2. L’accessibilité

Dites adieu aux barrières géographiques, et bonjour aux gestes barrières ! Un événement digital peut toucher le plus grand nombre de participants qui n’auront plus à se déplacer pour y assister. Ce format offre la possibilité d’aller à la rencontre de nouveaux publics, de réunir plus de participants, de toucher une nouvelle audience difficile à atteindre à travers un événement physique. Les participants peuvent désormais assister à l’événement n’importe où dans le monde, à n’importe quel moment, tout en profitant de contenu de qualité.

À titre d’exemple, EcoVadis a organisé son salon annuel, le Sustain 2020 durant le premier confinement. Initialement prévu en présentiel, l’entreprise a mis seulement 10 jours pour transférer l’événement en digital à la suite de l’annonce du gouvernement. Leur audience a doublé grâce à ce nouveau format inattendu et imprévu : 700 personnes attendues pour l’événement physique, contre 2 600 inscriptions enregistrées depuis 57 différents pays pour l’événement digital (pour 1 600 visiteurs uniques). De quoi sauter sur l’occasion pour élargir efficacement et considérablement son audience !

3. La temporalité

🔙 Avant : mis à part le fait de communiquer sur la date de l’événement, le format digital permet de créer une communauté en amont, voire même de co-créer l’événement avec elle. Le teasing via différents supports de communication digitaux prend également tout son sens. Échanger avant l’événement avec votre cible offrira aussi la possibilité d’adapter au fur-et-à-mesure les contenus, les ateliers, etc. En faisant vivre l’événement avant, ce dernier évoluera dans le bon sens et pourra ainsi être adapté selon les attentes des participants.

🔛 Pendant : Contrairement à un événement en présentiel, les participants peuvent partir en un clic. C’est pourquoi il est important de tout miser sur le contenu et l’UX (expérience utilisateur). Il faut penser à des contenus qui créent du lien, qui permettent aux participants d’échanger en direct et facilement entre eux et/ou avec l’entreprise organisatrice. Lors d’un événement digital, l’interaction et l’engagement sont les maîtres-mots. Il est important de conserver ce qui plaît et ce qui rend l’événementiel si grand et si vivant, à savoir le contact.

🔜 Après : Événement présentiel ou digital, les réseaux sociaux sont un excellent moyen de communiquer sur l’événement passé en partageant les souvenirs des participants, en revivant les moments forts.

Ainsi, en donnant la possibilité aux participants de consommer l’événement avant, pendant et après le Jour-J, l’événement devient littéralement viral et vit sur la durée : il aura une résonance, un impact et sera relayé.


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