En tant qu’agence événementielle, il était de notre devoir de vous présenter LE métier essentiel dans ce secteur : celui de chef de projet. Nous avons également pensé intéressant de vous partager comment nos chefs de projet ont vécu et vivent la crise sanitaire qui pèse sur notre domaine d’activité.

Place à l’interview d’Estelle Quentin, chef de projet chez Weevup.

Depuis quand êtes-vous chef de projet événementiel pour Weevup ?

Je suis chef de projet événementiel chez Weevup depuis octobre 2019.

Pouvez-vous nous expliquer en quoi consiste le métier de chef de projet événementiel ?

Le métier de chef de projet événementiel consiste à créer et à accompagner nos clients dans l’élaboration de leurs événements sur-mesure et personnalisés.

A travers notre métier, nous sommes là pour proposer une expérience unique aux participants. Quotidiennement, nous cherchons les nouvelles tendances et nouveautés pour répondre aux attentes de nos clients. 

Notre rôle chez Weevup en tant que chef de projet événementiel ? gérer de A à Z les événements, du débrief à notre présence le jour J.

Parlez-nous de votre parcours pour en arriver là ? Y-a-t-il des études spécifiques à faire pour être chef de projet événementiel ?

Après une licence en management commercial entre l’ISC Paris et Excelia Group, j’ai rejoins le programme grande école d’Excelia Group. Durant ces 4 premières années d’études, j’ai eu l’opportunité de réaliser de nombreuses expériences personnelles et professionnelles liées à l’événementiel. Notamment dans l’organisation d’événements culturels et associatifs.

Suite à ma formation générale et à mes expériences dans l’événementiel c’est tout naturellement que je réalise un MSC International Event Management au sein d’Excelia Group. Lors de cette dernière année d’études, je me spécialise dans l’événementiel corporate avec l’organisation de séminaires.

J’ai fait le choix de réaliser un long cursus pour avoir le maximum d’expérience professionnelle avant de rentrer dans le monde du travail. Toutefois, il est possible de réaliser des formations plus courtes et spécialisées dans l’événementiel post Bac.

Quelles sont les qualités et compétences nécessaires pour exercer le métier de chef de projet ?

Selon moi, un chef de projet événementiel doit être organisé et rigoureux. La gestion d’un événement demande une logistique rigoureuse et donc de l’organisation pour gérer toutes les tâches en amont et pendant l’événement.

Ensuite, il faut être communicatif et à l’écoute. Il est important de comprendre les besoins et les attentes du client, de rester disponible et de communiquer avec les prestataires et le client. Ces derniers points rejoignent également le sens du relationnel, important dans le rôle de chef de projet.

Enfin, un chef de projet doit être passionné car cette passion lui permet de limiter son stress et d’augmenter sa productivité à toute épreuve.

Quelles sont les principales tâches de ce métier ?

Nous pouvons définir les tâches de ce métier sous différentes étapes, par exemple :

  • Etape 1 : Brief client (écoute et accompagnement du client) pour définir son cahier des charges
  • Etape 2 : Sourcing (recherche du lieu idéal, contact avec les partenaires : traiteur, animation, scénographie,etc)
  • Etape 3 : Recommandations 
  • Etape 4 : Accompagnement et suivi dans l’élaboration final de l’événement
  • Etape 5 : Production terrain
  • Etape 6 : Feedback (fidélisation)

Pouvez-vous nous décrire une semaine type ?

Dans l’événementiel, il n’y a pas de routine ! Chaque événement est différent. Ainsi, chaque semaine va être différente selon les dossiers et événements en cours. Toutefois, il y a quand même des temps forts en équipe récurrents. Par exemple, des réunions de début et fin de semaine pour définir les objectifs et les missions de la semaine par dossier.

Qu’est-ce que vous aimez le plus dans votre métier ?

Ce que j’apprécie le plus dans mon métier, c’est la partie production et donc terrain de l’événement. Être le jour J, voir le résultat du travail réalisé, voir que l’événement plaît aux participants et que l’expérience qu’on a souhaité proposer est bien réussie. Tout ça est gratifiant. Ce que j’aime dans cette partie production, c’est qu’elle permet aussi des échanges, des rencontres et donc de créer des relations humaines.

Quelle est votre plus belle réussite professionnelle ?

Voir la satisfaction des participants pendant l’événement (un sourire, de la joie, du partage) et recevoir des compliments post-événement.

En tant que chef de projet événementiel, quel est votre plus grand challenge ?

S’assurer que l’événement se passe dans l’idéal, comme nous l’avions imaginé et que chacun ne manque de rien.

Quelles sont vos projets dans les prochaines années ?

L’événementiel est une passion depuis de nombreuses années, je continuerai donc dans cette branche sur le long terme.

Depuis le début de cette crise sanitaire, quelles difficultés avez-vous rencontré ? Comment faites-vous pour rebondir sur ces nouvelles restrictions annoncées jour après jour, qui pèsent sur ce secteur d’activité ?

Cette crise sanitaire se dissocie en différentes phases de “difficultés”. En effet, il y a d’abord eu la période de gestion d’annulation et report des événements où il a fallu s’adapter à nos clients et à nos partenaires.

Ensuite, il y a eu une phase de recherche et d’adaptation pour trouver les meilleurs outils et techniques à proposer à nos clients.

Puis, il y a la dernière phase de recommandations et commercialisation de nos nouveaux services.

Nous savons tous que le secteur de l’événementiel est l’un des plus touché par la crise sanitaire actuelle. En tant que chef de projet, comment avez-vous fait pour la surmonter ?

Savoir rebondir et s’adapter à toutes les situations sont des maîtres mots d’un chef de projet événementiel en amont et pendant l’événement.

Ainsi, seule et en équipe nous avons su nous adapter à cette situation en proposant des alternatives adaptées. Notamment des moyens et outils technologiques, des animations digitales, etc.

Les attentes des clients, leurs besoins, leur comportement ont-ils changé avec la crise ? Si oui, en quoi ?

Oui, je pense que les attentes et besoins de nos clients ont évolué. Malgré le report ou l’annulation des événements, il est important pour nos clients de garder un lien social entre les collaborateurs. Ainsi, beaucoup ont souhaité s’adapter à la situation en réalisant des temps forts au format digital (conférence, team building, etc).

Bien sûr, certains restent encore réticents à la digitalisation mais tous y trouveront leur chemin car nous saurons les accompagner dans ces différents changements.

Vous avez connu l’avant-confinement et le pendant. Le métier a-t-il évolué avec la crise ? Comment vous êtes-vous adaptée ?

Avant le confinement, les moyens et outils numériques prenaient leur place dans le secteur, par exemple avec des animations technologiques (VR, Hologrammes) ou bien encore avec des outils interactifs (applications mobiles, QR Codes). Tous étaient connus mais pas forcément utilisés.

Hors maintenant et suite à cette période inédite que nous traversons nous avons appris à connaître et à utiliser ces outils. Nous avons ajouté cette casquette technologique à notre expertise, qui nous permettra de vendre une expérience client plus forte.

Pour finir, comment imaginez-vous la reprise, de votre côté à l’agence et du côté des clients ?

J’espère et nous espérons tous que les événements en physique pourront vite reprendre. Nous avons su nous adapter à cette période inédite en proposant des formats collaboratifs et interactifs à nos clients.

Toutefois, il va être important pour chacun (clients et agences) de pouvoir réaliser des événements physiques, de partager des expériences terrains et humaines, de déguster de bons petits plats ou cocktails, tout simplement de reprendre la vie à “la normale”.

Bien sûr, les aspects technologiques resteront pour chacun des atouts et des outils à mettre en place lors des événements pour rendre ceux-ci encore plus interactifs et uniques !

Laisser un commentaire