La période inédite que nous traversons depuis des mois a fait naître un nouveau défi, unique, pour l’industrie événementielle. En effet, malgré les restrictions sanitaires et surtout la question de la distanciation sociale, le secteur a dû s’adapter car la création de liens et de rencontres restent nécessaires pour la société.

Le secteur a ainsi vu émerger rapidement de nouveaux formats d’événements : digitaux, hybrides et virtuels. Aujourd’hui, focus sur les événements virtuels : on vous dit tout, on vous explique tout, pour que ce nouveau format n’ait plus de secret pour vous !

Lorsqu’on parle d’événement virtuel, d’outils d’interaction à distance et de technologies immersives, la question du taux d’adoption par sa cible est légitime… 

Don’t worry ! Il suffit d’avoir accès à un ordinateur pour être aussitôt plongé dans le monde virtuel de votre événement. L’interface est on ne peut plus intuitive, 100% interactive et son ergonomie facilite son utilisation… nul besoin de s’y connaître dans les technologies immersives ! Et pour les moins adeptes des nouvelles technologies, votre monde virtuel comporte des centres d’information pour toute demande de renseignement. Des hôtes d’accueil répondront à vos questions, vous guideront et vous accompagneront au fil de l’événement.

Si vous optez pour une conférence ou un salon virtuels, chaque conférencier ou exposant a la possibilité (fortement conseillée) de tester l’interface avant le Jour-J, en plus d’un accès à des supports de formation adaptés. Une option “pilote d’avatar” pour les conférenciers est même disponible : laissez un membre de notre équipe gérer votre avatar et ses mouvements afin que vous puissiez vous concentrer sur votre discours et que la transmission des émotions soit optimale.

Vous l’aurez compris, un événement virtuel est bien plus qu’un simple événement digital : il permet à vos participants de networker, de s’informer, de se former, de prospecter… comme s’ils étaient physiquement présents. Les interactions sociales et la collaboration entre participants y sont conservées grâce aux différents outils immersifs tels que les chats, les discussions live, les espaces privatifs…

 

Un événement virtuel, qu’est-ce que c’est ?

Imaginez-vous quelques années en arrière en train de jouer aux Sims sur votre ordinateur : déambuler dans votre ville, parler à des habitants, aller au musée… Vous y êtes ? Et bien imaginez désormais que cette partie de Sims est en réalité un événement professionnel à part entière. Vous (ou plutôt votre avatar créé en amont) êtes plongé dans un univers virtuel en 3D dans lequel vous pouvez vous faire des contacts, vous retrouver, discuter, apprendre… et le tout en temps réel ! 

L’événement virtuel permet ainsi de découvrir, apprendre et rencontrer sans se déplacer. Contrairement à un simple événement digital, l’expérience est 100% immersive, et le sentiment de présence est donc décuplé. Son réalisme permet d’humaniser l’événement et les participants retrouvent une certaine familiarité avec les événements physiques, ce qui les rend généralement plus à l’aise et plus actifs que lors de la participation à un événement online “classique”.

 L’événement virtuel fait effectivement appel à de nombreux outils et technologies immersifs pour conserver au mieux l’aspect convivial des événements physiques. La représentation graphique de ce type d’événement est calquée sur celle d’un événement physique.

Comment être sûr(e) que les participants s’approprient l’événement ?

Evénements virtuels : quels avantages ?

Dans un précédent article concernant les événements digitaux dans leur globalité, nous vous donnions 3 raisons d’organiser un événement digital. Bien sûr, les raisons citées dans cet article s’appliquent aux événements virtuels qui présentent également d’autres avantages :

  • Une audience élargie : un événement virtuel permet de réunir plusieurs milliers de personnes en simultané ->  entre 10 et 10 000 personnes/avatars peuvent déambuler dans votre monde virtuel et participer aux différentes animations, conférences, etc de votre événement.
  • Limitez les déplacements et réduisez votre empreinte carbone.
  • Optimisez vos coûts : le coût logistique d’un événement virtuel ne représente que 20% du coût d’un événement physique (hors contenus externes : team buildings, animations, conférenciers, présentations…).
  • Facilitez l’organisation de votre événement : nos événements virtuels sont clé-en-main !
  • Ne vous préoccupez plus de la sécurité de vos participants.
  • Un rassemblement virtuel est (presque) identique à un événement physique… le bruit ambiant en moins !
  • Renforcez votre image d’entreprise innovante

Ainsi, organiser un événement virtuel vous offre agilité, adaptation et sécurité.

Pour aller plus loin…

Afin de compléter cet article, nous tenions à vous citer les nombreuses possibilités qui s’offrent à vous lors de la mise en place d’un événement virtuel : à quoi peut-il ressembler, comment s’organise et s’agence-t-il, quelles sont les options possibles… ?

Premièrement, le monde virtuel dans lequel se déroulera votre événement est 100% personnalisable. De nombreux espaces d’affichage (écrans, posters, par exemple) sont à votre disposition afin de brander à souhait votre événement : utilisez-les pour faire passer des messages forts, pour promouvoir votre entreprise ou encore vos partenaires. 

Au niveau des différents espaces constituant votre événement, la liste ci-dessous vous permettra d’avoir un aperçu de la diversité de votre monde 3D :

  • Accédez à une plage pour réseauter, networker dans les espaces privés, profiter d’un tour en bateau ou encore profiter de la vue panoramique du haut du phare.
  • Sur le terrain de foot, il est possible de jouer au ballon en équipe, de faire des team buildings ou tout simplement de challenger vos visiteurs.
  • Accueillez jusqu’à 12 000 avatars dans des salles de conférences avec une scène et une tribune pour un discours enrichissant mené par un conférencier choisi en amont, par exemple.
  • Profitez du théâtre pour diffuser vos présentations : 32 places assises et une scène avec un bureau et un écran.
  • Pour l’apprentissage, les conférences ou encore les masterclass, ouvrez des salles de classe dont la configuration est libre (en conférence, en poste de travail, en entretien face à face, en cercle, en salle de lecture ou vide).
  • La scène extérieure est, quant à elle, “the place to be” pour toute occasion particulière, comme un spectacle ou une soirée, par exemple.
  • Pour les salons, optez pour le hall d’exposition virtuel dans lequel chaque exposant tient son stand (de taille variable) aux couleurs de son entreprise.
  • Accédez à des salles de réunion et des bureaux : espaces d’échange, bornes d’accueil, boardrooms, espaces salon… Autant d’options et d’espaces 100% modulables pour les plus petits événements ou les événements purement corporates. 
  • Organisez un feu d’artifice sur la plage pour clôturer en beauté votre événement. 

Vous l’aurez compris, vous avez la possibilité d’ouvrir des salles de tous types, de toutes tailles et pour toute forme d’événement et d’animation, pour accueillir virtuellement votre cible.

Chaque monde virtuel est composé d’un hall d’entrée, d’une banque d’accueil, d’espaces extérieurs, et surtout d’une réception, qui est le point d’atterrissage des utilisateurs. Ils y trouveront un centre d’information et des hôtes d’accueil pour toute demande de renseignement.

Votre monde virtuel est également composé de nombreux espaces de réseautage privatisés afin de donner la possibilité à vos participants d’avoir des conversations privées et confidentielles, isolées des voix extérieures. Ces zones sont délimitées par des traçages colorés, et au-delà de ces-derniers, personne ne peut entendre la discussion. Les visiteurs peuvent ainsi échanger en direct et de vive voix (via un microphone) avec les personnes qu’ils veulent afin de networker à leur guise… comme en physique, ou presque ! (on ne le rappellera jamais assez). 

Pour garder un souvenir de votre événement, optez pour un cameraman virtuel, diffusez vos conférences sur youtube, ou encore streamez en temps réel les sessions de votre programme…


Convaincu ? Pour transformer de simples rencontres en expériences virtuelles de networking inoubliables, contactez nous !

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